Messen kosten Zeit, Geld und Ressourcen – doch der ROI bleibt oft hinter den Erwartungen zurück. Der Grund? Fehlende Prozesse und zu langsames Nachfassen. In diesem Beitrag erfährst Du, warum 8 von 10 Messe-Leads nie beim Vertrieb ankommen, und, wie ein automatisierter Lead-Management-Prozess konkret aussieht. Ein Praxis-Guide, der zeigt, wie Du Deine Messekontakte dank Marketing Automation endlich in Umsatz verwandelst.
Messen bieten Dir eine einzigartige Gelegenheit, potenzielle Kunden persönlich zu treffen, Produkte und Dienstleistungen direkt zu präsentieren und dadurch Vertrauen aufzubauen. Hinzukommt, dass statistisch gesehen 82 % der Messebesucher schon eher als warme oder kaufbereite Leads gelten. Durch gezielte Ansprache und interaktive Präsentationen kannst Du das Interesse von Besuchern wecken und relevante Kontakte knüpfen.
Was ist Messe-Lead-Management?
Messe-Lead-Management bezeichnet den strukturierten Prozess der Erfassung, Qualifizierung und Nachverfolgung von Kontakten (Leads), die ein Unternehmen während einer Messe generiert. Ziel ist es, aus Messebesuchern potenzielle Kunden zu identifizieren und diese systematisch in den Vertriebsprozess zu überführen. Ein effektives Lead-Management auf Messen ist entscheidend, um den Return on Investment (ROI) solcher Veranstaltungen zu maximieren und nachhaltige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.
Für ein erfolgreiches Messe-Lead-Management ist eine enge Zusammenarbeit von Marketing und Vertrieb unerlässlich. Während das Marketing für die Planung, Promotion und Gestaltung des Messeauftritts verantwortlich ist, übernimmt in der Regel der Vertrieb die direkte Kommunikation mit den Vor-Ort-Besuchern sowie die Nachverfolgung der generierten Leads. Ein gemeinsames Verständnis von Ziel und Relevanz der jeweiligen Messe sowie aufeinander abgestimmte Prozesse zwischen beiden Abteilungen sind entscheidend, um das volle Potenzial von Lead-Management durch Messen auszuschöpfen. Allerdings ist die Nachbereitung von Messekontakten sehr aufwändig – insbesondere dann, wenn sie manuell erfolgen muss. Marketing Automation kann hier Abhilfe schaffen und die Probleme analoger Post-Messe-Aktivitäten beheben.
Warum ohne Messe-Lead-Management 80% der Leads verloren gehen
Wusstest Du, dass 70 % aller auf Messen generierten Leads niemals in einem Verkauf enden? (Quelle: Localista) Das bedeutet: Über die Hälfte Deiner mühsam gewonnenen Kontakte verpufft – samt aller Reisekosten sowie Kosten für Standbau, Personal und Werbemittel. Was bleibt, ist oft nur der gute Eindruck. Aber der allein bringt keinen Umsatz. Denn…
- ohne schnelle Reaktion schwindet das Interesse. Potenzielle Kunden haben Dich und Dein Angebot zwar auf der Messe kennengelernt – aber wenn danach tagelang Funkstille herrscht, wenden sie sich dem nächsten Anbieter zu.
- die Konkurrenz schläft nicht: Studien zeigen, dass 50 % aller Deals an den Anbieter gehen, der zuerst reagiert. Wenn Dein Wettbewerber also schneller antwortet, gewinnt er nicht nur den Lead – sondern auch den Auftrag.
- Personalisierung beginnt ab Tag 1. Wenn die Inhalte aus wertvollen Gesprächen vom Messestand unwiederbringlich verloren sind, wie sollen dann ein weiterführender Dialog entstehen oder gar passgenaue Angebote dabei herauskommen?
Und es kommt noch schlimmer: 80 % der Messe-Leads werden laut Marktstudien gar nicht oder zu spät kontaktiert. Kontaktformulare verschwinden im Papierstapel, Visitenkarten gehen verloren, E-Mail-Adressen werden händisch übertragen, Einwilligungen fehlen oder Ansprechpartner-Namen sind schon wieder vergessen. Manuelle Vorgänge und unstrukturierte Daten führen zu Fehlern und ineffizienter Nachverfolgung. Hinzu kommt, dass unklare Prozesse zwischen Marketing und Vertrieb zu Frust auf beiden Seiten führen und obendrein zu einer schlechten Customer Experience.
Die Folge: Jeder nicht genutzte Lead ist verlorenes Budget. Messeleads zu generieren, kostet Geld – vom Ticket bis zum Give-away. Wenn Du diese Kontakte nicht weiterqualifizierst, verbrennst Du bares Geld. Obendrein verlierst Du nicht nur Dein Invest, sondern Leads, Umsatz und Vertrauen. Doch es geht auch anders – mit einem automatisierten Messe-Lead-Management.
Guide: In 7 Schritten zum automatisierten Messe-Lead-Management
Messekommunikation darf kein Einbahnstraßenprojekt sein. Damit aus einem Erstkontakt ein echter Lead wird – und daraus ein Kunde – braucht es mehr als nur einen guten Auftritt vor Ort. Diese 7 Schritte zeigen Dir, wie Du mit automatisierten Prozessen Dein Messe-Lead-Management schlank, skalierbar und messbar machst:
1. Event-Promotion: Sichtbarkeit im Vorfeld schaffen
Mach schon vor der Messe auf Dich aufmerksam: über E-Mail-Kampagnen, Anzeigen, LinkedIn-Posts oder über Gratis-Ticket-Aktionen. Über eine spezielle Event-Landingpage mit integriertem Registrierungsformular kannst Du die Daten der Interessenten erfassen und – nach einem rechtssicheren Double-Opt-in-Prozess (DOI) – in Dein Marketing-Automation-Tool übertragen. Natürlich lassen sich auch bereits bestehende Kontakte – etwa aus dem CRM-System – mithilfe von Einladungsmails zur Messeteilnahme animieren. Wichtig hierbei: Es liegt die Einwilligung zur werblichen Kontaktaufnahme vor.
2. Einladungsmanagement: Personalisierung von Anfang an
Sobald sich ein Besucher anmeldet, startet ein automatisierter Dialog: DOI, Anmeldebestätigung, eventuell Ticketversand, Reminder. Je nachdem, wie lang der Zeitraum zwischen Anmeldung und Messe ist, lässt sich mit einzelnen Sneak-Preview-Mails oder nützlichen Inhalten zu Unterkunft oder Anreise die Vorfreude auf das Event steigern. So entsteht von Beginn an eine verlässliche und transparente sowie persönliche Kommunikation im Rahmen des Messe-Lead-Managements.
3. Ticket-Request: Automatisiert, individualisiert, rechtssicher
Wer ein Ticket anfragt, erhält dieses oder einen individuellen Rabatt- bzw. Registrierungscode automatisiert in sein E-Mail-Postfach – inklusive Double-Opt-in und Einwilligungshistorie für die Datenverarbeitung. Die Zeiten von Excel-Listen und manueller Codevergabe sind vorbei.
4. Leaderfassung: Vor Ort zählt jede Sekunde
Auf der Messe willst Du Dich auf Gespräche konzentrieren – nicht auf Papierkram. Deshalb läuft die Erfassung der Leads vollständig digital: über eine App wie beispielsweise SnapADDY, per Tablet oder Smartphone. Die Daten landen via Export oder in Echtzeit in Deinem Marketing-Automation-System – inklusive Gesprächsnotizen, Interessen und Einwilligungen. Das Besondere: Dank vordefinierbarer Formularlogik kannst Du bereits am Stand wichtige Infos zur Qualifizierung erfassen – ohne Reibungsverluste. Kein mühsames Abtippen mehr, keine verlorenen Visitenkarten, denn die kannst Du ganz einfach scannen. Und: Auch spontane Kontakte lassen sich lückenlos dokumentieren.
5. Dankes-Mail: Persönlich nachfassen – ganz automatisch
Sobald der Lead erfasst ist, startet sofort das automatisierte Follow-up: eine personalisierte Dankes-Mail mit konkretem Bezug zum Gespräch oder eine Messe-Review. Ob Produktlink, Whitepaper oder Terminangebot – Du entscheidest, was Du Deinen Messeleads mitgeben möchtest. Zeitgesteuerte, personalisierte Follow-up-Kampagnen basierend auf dem Verhalten des jeweiligen Messebesuchers sind dank der digital erfassten Leadinformationen ebenfalls möglich.
Der Vorteil an dieser automatisierten Rückmeldung: Du bleibst im Kopf der Interessenten. Jeder Lead fühlt sich wertgeschätzt. Und Du überbrückst elegant die Zeit bis zum nächsten Kontaktpunkt. In der Praxis erreichst Du damit Öffnungsraten von über 70– deutlich mehr als es in der Regel bei allgemeinen Mailings oder Newslettern der Fall ist.
6. Lead-Nurturing bis zum Abschluss
Nicht immer ergibt das Follow-up direkt ein Verkaufsgespräch. Hier sollten Deine Leads dann in einen personalisierten Nurture-Prozess gelangen: Wer das Mailing öffnet oder etwas klickt, rutscht in die nächste Stufe und bekommt weitere relevante Inhalte ausgespielt. Wer nicht reagiert, bekommt eine freundliche Erinnerung. Wer sich abmeldet, wird respektvoll entfernt.
Ein Lead-Scoring-System sorgt dafür, dass nur qualifizierte Kontakte an den Vertrieb übergeben werden – mit Kontext, Interessenprofil und Gesprächshistorie. So sparen Deine Kollegen im Sales wertvolle Zeit und können passgenaue Angebote unterbreiten.
Und wenn der Lead „heiß“ wird? Dann übernimmt das Sales-Team – bestens informiert und zur richtigen Zeit. Mit einer CRM-Marketing-Automation-Integration lässt sich dieser Übergang komplett automatisieren und Daten regelmäßig in beide Richtungen synchronisieren.
Für ein erfolgreiches Messe-Lead-Management ist eine enge Zusammenarbeit von Marketing und Vertrieb unerlässlich. Während das Marketing für die Planung, Promotion und Gestaltung des Messeauftritts verantwortlich ist, übernimmt in der Regel der Vertrieb die direkte Kommunikation mit den Vor-Ort-Besuchern sowie die Nachverfolgung der generierten Leads. Ein gemeinsames Verständnis von Ziel und Relevanz der jeweiligen Messe sowie aufeinander abgestimmte Prozesse zwischen beiden Abteilungen sind entscheidend, um das volle Potenzial von Lead-Management durch Messen auszuschöpfen. Allerdings ist die Nachbereitung von Messekontakten sehr aufwändig – insbesondere dann, wenn sie manuell erfolgen muss. Marketing Automation kann hier Abhilfe schaffen und die Probleme analoger Post-Messe-Aktivitäten beheben.
Warum ohne Messe-Lead-Management 80% der Leads verloren gehen
Wusstest Du, dass 70 % aller auf Messen generierten Leads niemals in einem Verkauf enden? (Quelle: Localista) Das bedeutet: Über die Hälfte Deiner mühsam gewonnenen Kontakte verpufft – samt aller Reisekosten sowie Kosten für Standbau, Personal und Werbemittel. Was bleibt, ist oft nur der gute Eindruck. Aber der allein bringt keinen Umsatz. Denn…
- ohne schnelle Reaktion schwindet das Interesse. Potenzielle Kunden haben Dich und Dein Angebot zwar auf der Messe kennengelernt – aber wenn danach tagelang Funkstille herrscht, wenden sie sich dem nächsten Anbieter zu.
- die Konkurrenz schläft nicht: Studien zeigen, dass 50 % aller Deals an den Anbieter gehen, der zuerst reagiert. Wenn Dein Wettbewerber also schneller antwortet, gewinnt er nicht nur den Lead – sondern auch den Auftrag.
- Personalisierung beginnt ab Tag 1. Wenn die Inhalte aus wertvollen Gesprächen vom Messestand unwiederbringlich verloren sind, wie sollen dann ein weiterführender Dialog entstehen oder gar passgenaue Angebote dabei herauskommen?
Und es kommt noch schlimmer: 80 % der Messe-Leads werden laut Marktstudien gar nicht oder zu spät kontaktiert. Kontaktformulare verschwinden im Papierstapel, Visitenkarten gehen verloren, E-Mail-Adressen werden händisch übertragen, Einwilligungen fehlen oder Ansprechpartner-Namen sind schon wieder vergessen. Manuelle Vorgänge und unstrukturierte Daten führen zu Fehlern und ineffizienter Nachverfolgung. Hinzu kommt, dass unklare Prozesse zwischen Marketing und Vertrieb zu Frust auf beiden Seiten führen und obendrein zu einer schlechten Customer Experience.
Die Folge: Jeder nicht genutzte Lead ist verlorenes Budget. Messeleads zu generieren, kostet Geld – vom Ticket bis zum Give-away. Wenn Du diese Kontakte nicht weiterqualifizierst, verbrennst Du bares Geld. Obendrein verlierst Du nicht nur Dein Invest, sondern Leads, Umsatz und Vertrauen. Doch es geht auch anders – mit einem automatisierten Messe-Lead-Management.
Praxisbeispiele: So funktioniert erfolgreiches Messe-Lead-Management
Theorie ist gut – Praxis ist besser. Unsere zwei Beispiele zeigen, wie Unternehmen aus Industrie und Technologie ihr Messe-Lead-Management digitalisiert, automatisiert und damit signifikant erfolgreicher gemacht haben. Der Schlüssel: klare Prozesse, integrierte Systeme und der Mut, alte Zettelwirtschaft durch moderne Automation zu ersetzen.
SCHUNK – Ein Industrieunternehmen digitalisiert Lead-Prozesse weltweit
Als international tätiger Maschinenbauer mit über 30 Niederlassungen weltweit stand SCHUNK vor einer Herausforderung: Die Lead-Erfassung auf Messen erfolgte bislang manuell – mit handschriftlichen Notizen und erheblichem Aufwand bei der Nachbereitung. Mithilfe einer integrierten Lösung bestehend aus Lead-Erfassungs-App, CRM-Anbindung und Marketing Automation gelang die vollständige Digitalisierung dieses Prozesses. Das Resultat: Über 2.000 digital erfasste Messekontakte bei einer Veranstaltung, automatisierte Follow-ups mit überdurchschnittlich hoher Öffnungsrate von 75 % und eine deutlich verbesserte Datenqualität im System – lokal wie global. Die gewonnene Effizienz im Messe-Lead-Management spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb spürbar.
Erfahre mehr darüber, wie SCHUNK seinen Lead-Prozess digitalisiert hat.
TDK Electronics – Elektronikhersteller 100% mehr Messe-Leads
Der global agierende Technologiekonzern TDK Electronics hat seine Eventkommunikation grundlegend neu aufgestellt – und dabei einen standardisierten, skalierbaren Prozess für das Messe-Lead-Management aufgebaut. Statt Papier und Visitenkarten kommt heute ein automatisiertes System zum Einsatz: von der Einladung über den Ticketversand bis hin zum personalisierten Follow-up nach dem Event. Durch die Kombination aus zentraler Plattform, klar definierten Workflows und rechtssicherem Consent-Management lassen sich Messekontakte innerhalb von Minuten erfassen, qualifizieren und systemseitig weiterverarbeiten. Schon bei der ersten Pilotmesse verdoppelte sich die Anzahl qualifizierter Leads – und der Vertrieb konnte bereits am Abend der Veranstaltung mit dem Follow-up starten.
Die Vorteile eines digitalen Lead-Managements auf Messen
- Schnelle und effiziente Nachverfolgung von Messe-Leads
- Erhöhte Konversionsraten durch personalisierte Kommunikation
- Verbesserte Datenqualität und DSGVO-konforme Prozesse
- Nahtlose Integration in bestehende CRM- und Marketing-Systeme
- Skalierbare Lösungen für internationale Messeauftritte
Fazit: Optimiere jetzt Dein Messe-Lead-Management mit Evalanche
Wenn Du Leads verlierst, verlierst Du Umsatz. So einfach – und so hart – ist das. Die gute Nachricht: Mit einem durchdachten, automatisierten Lead-Management für Deine Messen kannst Du das sofort ändern und die Events als wirksamen Vertriebskanal nutzen. Du reagierst schneller, kommunizierst personalisierter und übergibst nur qualifizierte Leads an den Vertrieb. Der Effekt: mehr Abschlüsse, mehr Effizienz – und mehr Vertrauen auf allen Seiten.
Messekommunikation, die einfach funktioniert – mit den Ready-to-Use Campaign Power Sets von Evalanche
- Reduziere manuellen Aufwand durch vorgefertigte, praxisbewährte Kampagnenstrecken – speziell auf Messeeinsätze abgestimmt.
- Von der Einladung über das Reminder-E-Mail bis zur strukturierten Nachbereitung: Alle Schritte sind standardisiert, DSGVO-konform und flexibel anpassbar.
- Bewährte Best Practices aus realen Messeprojekten – sofort einsatzbereit, skalierbar und ideal für den Einsatz in Industrieumgebungen.
- Sprich sowohl Deine Messebesucher als auch Bestandskunden gezielt an, schnell und effektiv – ohne den Prozess von Grund auf neu zu gestalten.
Jetzt ist der Moment, aktiv zu werden. Teste, wie Evalanche Dein Messe-Lead-Management verändert – und buche Dir Deine Demo oder ein unverbindliches Beratungsgespräch.
