Die perfekte Einladungsmail – Tipps und Tricks für E-Mail-Einladungen

Aus gutem Anlass: Wann ist es Zeit für Einladungsmails?

Verschicke Einladungsmails immer dann, wenn Du Leads, Kunden und Geschäftspartner zu einem Event einladen möchten – ob es sich um eine kleine oder große, Online- oder Präsenzveranstaltung handelt, spielt dabei keine Rolle. Anlässe gibt es also genauso viele wie Arten von Events:

• Webinare
• Produktpräsentationen
• Jubiläums-, Weihnachts- oder Sommerfeste
• Tage der offenen Tür
• Einweihungen neuer Firmengebäude
• …

Hier sind der Kreativität nahezu keine Grenzen gesetzt.

Welche Vorteile bieten E-Mail-Einladungen?

Über eine handschriftliche Einladung freut sich zwar noch immer fast jeder. Man weiß, der Absender hat sich viel Arbeit und Gedanken gemacht und so fühlt man sich persönlich besonders wertgeschätzt. Dennoch haben E-Mail-Einladungen die gute, alte Postkarte nahezu verdrängt. Aus gutem Grund: Sie sind sehr effektiv, zeitsparend und alles in allem der handschriftlichen Post haushoch überlegen. Moderne E-Mail-Marketing-Tools bieten dem Anwender jede Menge nützliche Features wie zum Beispiel Versandzeitoptimierung, personalisierte Content-Ausspielung und -Übersetzung, detailliertes Reporting sowie ein digitales Einladungsmanagement. Auch der Empfänger hat es leichter, denn er kann einfach per Mausklick seine Zu- oder Absage verschicken.

Im Gegensatz zu anderen digitalen Kommunikationswegen, etwa via Social Media Inmails, bietet die E-Mail-Einladung den Vorteil, dass sie im Postfach meist leichter aufzufinden ist. Außerdem ist im B2B zumeist das E-Mail-Postfach mit dem Kalender verknüpft, sodass aus der Einladung blitzschnell ein Terminblocker werden kann – damit auch nichts dazwischenkommt. Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, eine Einladung offen und allgemein in die Welt zu senden – auf der Website, im Blog, in den Social Media Kanälen, via Werbeanzeigen oder auch in Print- und Online-Magazinen. Bei Einladungsmails oder Einladungen via Newsletter lässt sich jedoch mithilfe eines E-Mail-Marketing-Tools optimal nachvollziehen, wer die Einladungen erhalten hat, wer diese geöffnet und sich angemeldet hat.

Checkliste: Aufbau und Gestaltung von Einladungsmails

Damit Deine E-Mail-Einladung Dir auch den gewünschten Erfolg beschert, verraten wir Dir, wie Du diese am besten aufbaust und gestaltest.

Im Folgenden sollen einzelne Aspekte für den Versand und die Gestaltung von Einladungsmails noch einmal genauer betrachtet werden.

Was sind passende Absender-Adressen für Einladungsmails?

Die Wahl des richtigen Absenders ist wichtiger, als Du vielleicht denkst: Wenn Deine Empfänger die E-Mail-Einladung von einer vertrauenswürdigen Adresse erhalten, die sie schon kennen, ist die Wahrscheinlichkeit der Öffnung deutlich größer. Verschickst die Einladungsmail hingegen von einer unbekannten Adresse, kann es im schlimmsten Fall passieren, dass sie im Spam-Ordner Deines Empfängers landet. Hat der Empfänger die E-Mail einmal geöffnet, kann es sein, dass auf Deine E-Mail antworten möchte – etwa um sich für die Einladung zu bedanken oder Rückfragen zu stellen. Aus diesem Grund solltest Du auf keinen Fall eine „no-reply“-Adresse verwenden, denn das könnte den Adressaten verärgern.

Einladungsmails – nie ohne die optimale Betreffzeile

Die Betreffzeile entscheidet über das Schicksal Deiner E-Mail-Einladung, hier darfst Du Dir also keine Fehler erlauben. Eine gute Betreffzeile sollte Interesse wecken, aktivierend wirken und den Empfänger auf einer persönlichen Ebene ansprechen. Hilfreich ist, wenn bereits klar wird, dass es sich um eine Einladung handelt. Die Länge sollte zwischen 30 und 70 Zeichen liegen, damit sie jeder Mail-Client vollständig anzeigt. Damit Deine Einladungsmail nicht im Spam-Ordner landet, solltest Du jedoch auf aufmerksamkeitsstarke Formatierungen wie Wörter in Großbuchstaben und zu viele Ausrufezeichen verzichten. Vermeide zudem spamverdächtige Begriffe wie „preiswert“ oder „kostengünstig“.

Beispiele:

• „Einladung zum Fachkongress in Musterhausen“
• „Nimm an unserem Webinar zum Thema XY teil“
• „Du bist eingeladen: Unsere Hausmesse am TT.MM.JJJJ.“

Call-to-Actions (CTAs) in E-Mail-Einladungen

Mit Deiner Einladungsmail hoffst Du auf Teilnahme des Empfängers, doch im ersten Schritt geht es darum, dass dieser Deine Einladung annimmt. Der CTA sollte daher so aktivierend wie möglich formuliert und einfach gestaltet sein. Am komfortabelsten für den Empfänger ist es, wenn er die Einladung einfach per Click auf einen Button annehmen kann. Alternativ bietet ihm eine Landingpage weitere Informationen. Neben der Zusage zur Einladung kann es sinnvoll sein, weitere CTAs zu platzieren, etwa zur Agenda, zu Anfahrts- oder Übernachtungsmöglichkeiten. Auf diesem Weg kannst Du dem Kunden Zusatzinformationen anbieten.

Beispiele:

• „Jetzt anmelden und Frühbucher-Rabatt sichern“
• „Sichere Dir schnell Deinen Platz im Seminar“
• „Jetzt Ticket sichern“

Wann ist der beste Versandzeitpunkt für Einladungsmails?

Der Versandzeitpunkt ist entscheidend, wenn Deine E-Mail-Einladung die gewünschten Ziele erreichen soll: Geöffnet und gelesen und im besten Fall auch noch angenommen zu werden. Ein falscher Versandzeitpunkt kann bewirken, dass Deine Einladungsmail einer Löschaktion des Empfängers zum Opfer fällt (gern montagsmorgens). Oder sie rutscht in den Stoßzeiten im ohnehin schon übervollen Postfach immer weiter nach hinten, so dass sie irgendwann in Vergessenheit gerät. Entscheidend ist auch, nicht zu früh und nicht zu knapp vor dem Event einzuladen. Bei Webinaren empfiehlt es sich beispielsweise maximal drei Wochen vorher einzuladen. Bei Vor-Ort-Veranstaltungen sollten es schon drei bis sechs Monate Vorlauf sein.

Doch wann ist nun der richtige Zeitpunkt?

Die schlechte Nachricht zuerst: Den einzigen, richtigen Versandzeitpunkt gibt es leider nicht. Und jetzt die Gute: Dennoch gibt es im B2C- wie auch im B2B-Bereich einige Regeln, die gut funktionieren.

• Die allgemeine Regel im B2B lautet: Versenden Deine E-Mail-Einladung zu den Bürozeiten und nicht montagsmorgens oder freitagsnachmittags. Eine zweite Regel lautet: Versuche, Deine Einladungsmail antizyklisch zu verschicken. Versende statt vormittags lieber in den Nachmittagsstunden oder kurz nach der Mittagspause, wenn der Kopf wieder frei und das Postfach schon gut abgearbeitet ist.
• Achte darauf, dass sie nicht mit anderen eigenen Mailings, zum Beispiel dem regelmäßigen Newsletter, kollidieren.
• Wähle ausreichend Vorlauf zum Event oder integriere einen Save-the-Date-Hinweis in Deinem Newsletter und poste ihn auf Social Media.
• Du kannst auch verschiedene Versandzeitpunkte ausprobieren, etwa mittels A/B-Testing, indem Du Deinen Empfängerkreis in zwei Gruppen teilest und testest, welche Versandzeit besser und welche schlechter performt.
• Vergiss auch nicht, bei einem internationalen Empfängerkreis – wie etwa bei Einladungen zu Webinaren – eine etwaige Zeitverschiebung zu beachten.
• Und zuletzt gilt: Du selbst kennst Deine Branche und Zielgruppen am besten, vielleicht gibt es dort auch eigene Regeln?

Reminder und Dankeschön

Ein wirksames Mittel, damit Deine Einladungsmail nicht in der Terminflut des Outlook-Kalenders Deiner Empfänger untergeht, ist das Versenden von Remindern – zum einen, wenn sich der Empfänger noch nicht angemeldet hat und zum anderen, um die registrierten Teilnehmer an die bevorstehende Veranstaltung zu erinnern. Damit Deine Zielgruppe nicht von zu vielen Remindern genervt ist, musst Du das richtige Maß finden. Eine gute Faustformel ist der Versand von ein bis drei Erinnerungen: Bei Webinaren etwa 24 Stunden und nochmal eine Stunde vor dem Event, bei Präsenzveranstaltungen kannst Du die Zeiträume etwas längerfristiger setzen. Pass den Text jedes Mal an und versuche, die Spannung zu steigern.

Ob schon für die Anmeldung oder erst nach dem Event: Nutze durch eine herzliche Dankesmail die Gelegenheit, sich für das Interesse zu bedanken und Dich als sympathischer Geschäftspartner zu positionieren, der seine Kunden wertschätzt. Wie Du sicher weißt, kann Sympathie viel bewirken und im Geschäftsleben im besten Fall dazu führen, dass eine starke Kundenbeziehung zur Weiterempfehlung führt.

Versenden nur DSGVO-konforme E-Mails

Was das Thema Datenschutz betrifft, solltest Du – anders als bei postalischen Mailings – beim Versand von E-Mail-Einladungen auf Nummer sicher gehen. Persönliche Daten wie E-Mail-Adressen darfst Du nur nach ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers speichern und musst diese nachweisen können. Am besten ist es, Du holst zuerst per Double Opt In Verfahren die Einwilligung ein und lädst nur diejenigen Kunden und Geschäftspartner zu Deinem Event ein, die vorher der Datenspeicherung und dem Erhalt werblicher Emails zugestimmt haben. Wie genau Du dabei vorgehen kannst, darüber musst Du Dir nicht so arg den Kopf zerbrechen, wenn Du eine moderne, DSGVO-konforme Softwarelösung nutzt.

Fazit: Einladungsmails können viel bewirken

Wenn Du es schaffst, Deine Kunden mit einer außergewöhnlichen E-Mail-Einladung für Deine Event zu begeistern, werden sie wahrscheinlicher zusagen und auch teilnehmen. Und schon hast Du den ersten Schritt auf dem Weg zum Ziel – wichtige Kunden langfristig zu binden und idealerweise weiterempfohlen zu werden – geschafft.