Stiftungsverwaltung klingt nach Aktenschränken, stapelweise Protokolle und endlosen Excel-Tabellen, nach Stempelkarten und dem Vermerk: „Bitte in dreifacher Ausfertigung“. Aber wenn Du für die Kommunikation oder die internen Abläufe einer Stiftung verantwortlich bist, weißt Du: Hinter dem verstaubten Image steckt eine hochkomplexe Realität. Du jonglierst mit Zuwendungsbescheinigungen, Projektberichten, Terminketten sowie Abstimmungsschleifen – und sollst gleichzeitig strategisch kommunizieren, alle Beteiligten einbinden und Transparenz schaffen. Kein Wunder, dass bei der Stiftungsverwaltung und -kommunikation oft die Energie verloren geht. Doch das muss nicht sein!
Inhaltsverzeichnis
- Stiftungsverwaltung heute: Digitalisieren und Automatisieren leicht gemacht
- Kommunikation als Teil guter Stiftungsverwaltung
- Beispiele automatisierter Stiftungskommunikation
- Stiftungsmarketing mit Weitblick für eine zukunftsfähige Stiftungsarbeit und -verwaltung
- Fazit: Stiftungsverwaltung digitalisieren, Kommunikation automatisieren
Die klassische Stiftungsverwaltung ist über Jahre hinweg gewachsen – analog und kleinteilig. Sie umfasst Aufgaben wie Buchführung, Mittelverwendung, Berichtswesen, Gremienkoordination, Dokumentation und die Stiftungskommunikation mit Behörden. Auch das Stiftungsmarketing rückt zunehmend in den Fokus. Denn Stiftungen stehen heute mehr denn je im Wettbewerb um Aufmerksamkeit, Vertrauen und Mitwirkung – sei es bei Spendern, Partnern, Medien oder der breiten Öffentlichkeit. Die Stiftungsarbeit sichtbar zu machen, Engagement zu fördern und eine klare Markenidentität zu vermitteln, gehört längst zur professionellen Stiftungsarbeit dazu. Doch gerade dieses Feld der internen und externen Stiftungskommunikation leidet oft unter Ressourcenmangel und manuellen Abläufen. Mit diesem wachsendem Verwaltungsdruck, den steigenden Anforderungen an Transparenz und den vielfältigen, neuen digitalen Möglichkeiten stellt sich eine zentrale Frage: Geht das nicht auch einfacher? Es geht, und zwar mit Marketing Automation.
Stiftungsverwaltung heute: Digitalisieren und Automatisieren leicht gemacht
Stiftungen, die ihre Verwaltung heute zukunftssicher aufstellen wollen, kommen an digitalen Lösungen nicht mehr vorbei. Moderne Verwaltungssoftware und CRM-Systeme wie CAS Maecenas unterstützen Dich dabei, komplexe Anforderungen effizient und rechtssicher zu erfüllen – und gleichzeitig wertvolle Ressourcen freizusetzen. Im Mittelpunkt steht dabei ein zentral gepflegtes System, das alle relevanten Informationen an einem Ort zusammenführt: von der Buchhaltung und Mittelverwendung über die Förderprojekt-Verwaltung, Zuwendungsbescheinigungen und Gremienarbeit bis hin zur Dokumentation und Kommunikation mit Aufsichtsbehörden. Du behältst Fristen und Aufgaben im Blick, strukturierst Abläufe nachvollziehbar und minimierst manuelle Doppelarbeit.
In Sachen Stiftungsverwaltung und -kommunikation den Überblick zu behalten ist wesentlich für maximale Effizienz und Effektivität. Quelle: CAS
Ein weiterer Vorteil: Ein Rollen- und Rechtemanagement sorgt dafür, dass Gremienmitglieder, Mitarbeitende oder externe Treuhänder nur auf die für sie relevanten Inhalte zugreifen können – revisionssicher und datenschutzkonform. Auch wiederkehrende Abläufe wie die Erstellung von Berichten, Protokollen oder Statusübersichten lassen sich standardisieren und automatisieren. Für viele Stiftungen bedeutet der Umstieg auf eine digitale Plattform nicht nur eine enorme Vereinfachung der Stiftungsverwaltung, sondern auch die Chance, interne Zusammenarbeit zu stärken – etwa durch digitale Gremienordner, Aufgabenlisten oder automatisierte Erinnerungen. Gleichzeitig schafft ein solches System die nötige Struktur, um Kommunikation gezielt und professionell auszubauen. Denn: Stiftungsverwaltung und -kommunikation sind keine Gegensätze – im Gegenteil. Wer digital verwaltet, schafft die Basis für eine modernes, wirksames Stiftungsmarketing im Innen und Außen.
Kommunikation als Teil guter Stiftungsverwaltung
Eine zeitgemäße Stiftungsverwaltung endet nicht bei Buchführung, Fristenkontrolle und Gremienarbeit – sie umfasst immer auch Kommunikation. Deine Stiftungskommunikation ist ein integraler Bestandteil des Stiftungszwecks. Nur wenn Du transparent, kontinuierlich und verständlich kommunizierst, kannst Du Vertrauen aufbauen und Menschen für die Ziele der Stiftung gewinnen. Dabei ist Stiftungskommunikation genauso vielschichtig wie ihre Zielgruppen:
- Intern geht es darum, Gremienmitglieder, Mitarbeitende oder Projektpartner gezielt zu informieren – etwa über digitale Protokolle, Projektupdates, ein Intranet oder interne Mitarbeiter-Newsletter.
- Extern richtet sich Deine Kommunikation an Fördernde, Medien, politische Entscheider oder die interessierte Öffentlichkeit – über Website, Pressearbeit, Social Media, Events oder automatisierte E-Mail-Kampagnen.
Erfolgreiche Stiftungskommunikation folgt dabei klaren Grundprinzipien: Sie ist glaubwürdig, bleibt dialogorientiert statt monologisch, erfolgt kontinuierlich statt punktuell – und hält sich natürlich an ein Corporate Design (CD), um ein konsistentes Bild der Stiftung zu vermitteln. Obendrein ist natürlich auch die inklusive Kommunikation ein absolutes Muss. Daher ist es unverzichtbar, im Stiftungsmarketing auf digitale Barrierefreiheit zu achten.
Beispiele automatisierter Stiftungskommunikation
Digitale Prozesse schaffen die Grundlage für Stiftungskommunikation, die nicht nur informiert, sondern wirklich ankommt. Mit einer E-Mail-Marketing oder Marketing-Automation-Lösung wie Evalanche steuerst Du wiederkehrende Kommunikationsaufgaben – zielgruppenspezifisch, datenschutzkonform und fast ohne manuelles Nacharbeiten.
Denkbare Use Cases sind beispielsweise:
- Nach jeder Gremiensitzung wird automatisch eine Trigger-Mail oder ein interner Newsletter mit Protokollen und Aufgaben versendet.
- Neue Förderpartner erhalten zur Begrüßung eine personalisierte E-Mail-Serie mit Willkommensmail, Projekteinblicken und Spendenmöglichkeiten.
- Veranstaltungen lassen sich mit einem digitalen Einladungsmanagement begleiten – von Anmeldelinks über Erinnerungsmails bis hin zu Feedbackbögen.
- Projektupdates schickt Deine Stiftung mit nur einem Klick an ausgewählte Personen – visuell ansprechend und CD-konform.
- Bewerbungen kannst Du einfach managen mithilfe von Autoresponder-Kampagnen, die die Kandidaten durch den Prozess begleiten.
Der Vorteil: Du sparst Zeit, reduzierst Fehlerquellen in der Stiftungsverwaltung und erhöhst gleichzeitig die Relevanz Deiner Botschaften. Jede Zielgruppe erhält genau die Inhalte, die für sie wichtig sind – im richtigen Moment, über den passenden Kanal.
In 6 Schritten die Kommunikation in Deiner Stiftungsverwaltung automatisieren
- Formuliere klare Kommunikationsziele. Möchtest Du Vertrauen stärken, neue Förderer gewinnen oder Gremien besser einbinden?
- Segmentiere Deine Zielgruppen. Unterscheide zwischen Vorstand, Mitarbeitenden, Spender, Projektpartnern oder der Öffentlichkeit. Wer benötigt welche Informationen, und wann?
- Erarbeite relevante Botschaften. Erzähle von Förderprojekten, Beteiligungsmöglichkeiten oder aktuellen Entwicklungen – verständlich und stiftungsnah.
- Wähle passende Kanäle und Formate. Nutze beispielsweise E-Mail-Serien für neue Unterstützer, Event-Reminder oder projektbezogene Newsletter.
- Setze automatisierte Abläufe auf. Starte Mailings zeitgesteuert oder löse sie aus, wenn ein Projekt startet oder ein Kontakt sich anmeldet.
- Analysiere Deine Ergebnisse und entwickle weiter. Miss Öffnungsraten, Klicks oder Rückmeldungen – und passe Deine Kommunikation gezielt an.
Der Evalanche PowerPlan bietet Dir Schritt für Schritt eine verlässliche Grundlage für Deine digitalisierte und automatisierte Stiftungskommunikation.
Stiftungsmarketing mit Weitblick für eine zukunftsfähige Stiftungsarbeit und -verwaltung
In der Stiftungsverwaltung ist Marketing weit mehr als klassisches Fundraising. Es geht nicht nur darum, Mittel einzuwerben – sondern ebenso wie bei der internen Stiftungskommunikation darum, Werte zu vermitteln und Vertrauen zu schaffen. Wer gezielt kommuniziert, positioniert die Stiftung als relevanten Akteur – gegenüber Unterstützern, Projektpartnern, Entscheidungsträgern und der Öffentlichkeit. Mit Evalanche kannst Du diese Aufgabe strategisch angehen: Die Marketing-Automation-Plattform unterstützt Dich dabei, Imagepflege, Projektkommunikation und Stakeholder-Ansprache effizient und automatisiert umzusetzen.
Storytelling & Wirkungskommunikation
Erzähle in automatisierten E-Mail-Strecken von geförderten Projekten, erreichten Zielen oder bewegenden, persönlichen Geschichten aus dem Stiftungsalltag. Richte die Inhalte zielgruppengenau aus – etwa an Förderer, Ehrenamtliche oder Medienkontakte. Baue durch regelmäßig wiederkehrende Formate Vertrauen und Nähe auf.
Projektausschreibungen & Partnergewinnung
Veröffentliche neue Ausschreibungen über LeadPages und bewirb sie gezielt per Newsletter. Begleite Ausschreibungsprozesse automatisiert – etwa durch Reminder vor Fristende, individualisierte Teilnahmeinformationen oder Follow-up-Mails an eingegangene Bewerbungen. So erreichst Du mehr mit weniger manuellem Aufwand.
Professionelle & personalisierte Eventorganisation
Organisiere Veranstaltungen mit automatisierten Einladungen, personalisierten Anmeldeformularen und zielgruppengerechten Mailings. Versende individuelle Voucher-Codes oder VIP-Zugänge an ausgewählte Gäste, binde personalisierte Codes ein und stimme Inhalte auf Teilnehmende ab. Automatisiere dabei das Kampagnenmanagement.
Alle Mailings lassen sich visuell gestalten, datenschutzkonform versenden und messbar auswerten. So entsteht ein professionelles Stiftungsmarketing.
Fazit: Stiftungsverwaltung digitalisieren, Kommunikation automatisieren
Wer seine Prozesse in der Stiftungsverwaltung digitalisiert, kann auch Kommunikationsabläufe effizient und gezielt automatisieren. So lassen sich durch intelligente Workflows und eine personalisierte Stiftungskommunikation nicht nur Ressourcen sparen – sondern auch Wirkung und Vertrauen nachhaltig steigern. Verwaltung und Kommunikation gehören zusammen. Wenn Du die Synergien zwischen beidem hebst, machst Du Deine Stiftung zukunftsfähig. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Digitalisierung der Stiftungsverwaltung ganzheitlich zu denken – und Kommunikationsprozesse wie auch das Stiftungsmarketing als festen Bestandteil in der Strategie zu verankern.
Checkliste: Entdecke das Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzial Deiner Stiftungskommunikation!
Beantworte die folgenden Fragen ehrlich. Wenn Du mehrere mit „Nein“ beantwortest, schlummert in Deiner Stiftungsverwaltung und -kommunikation noch ungenutztes Potenzial.
- Nutzt Du bereits eine zentrale Plattform, um Deine Stiftungskommunikation intern und extern zu steuern?
- Kannst Du wiederkehrende Formate wie Newsletter, Projektupdates oder Eventeinladungen automatisiert versenden?
- Segmentierst Du Deine Kontakte nach Zielgruppen – z. Gremien, Förderer, Mitarbeitende oder Presse?
- Personalisiert Du Inhalte je nach Interesse, Beteiligung oder Projektbezug?
- Erstellst Du automatisierte E-Mail-Strecken für Onboarding, Veranstaltungen oder Kampagnen?
- Versendest Du Einladungen oder Informationen abhängig von bestimmten Auslösern – etwa einer Anmeldung oder Spende?
- Nutzt Du ein Double-Opt-in-Verfahren zur rechtssicheren Einwilligung?
- Hast Du jederzeit einen Überblick über Öffnungs-, Klick- und Anmeldedaten?
- Verwendest Du diese Daten aktiv, um Deine Stiftungskommunikation weiterzuentwickeln?
- Verknüpfst Du Deine Kommunikationslösung mit der Stiftungsverwaltungssoftware oder einem CRM-System?
Tipp: Je öfter Du mit „Nein“ geantwortet hast, desto größer ist Dein Potenzial, Deine Stiftungskommunikation zu vereinfachen, zu professionalisieren – und zu automatisieren. Jetzt starten mit Evalanche!
FAQ zur digitalen Stiftungsverwaltung und automatisierten Stiftungskommunikation
Was gehört alles zur digitalen Stiftungsverwaltung?
Zur digitalen Stiftungsverwaltung zählen Buchführung, Mittelverwendung, Fristenmanagement, Gremienkoordination, Dokumentenmanagement und Berichterstattung – alles gebündelt in einem zentralen System. Aber auch Stiftungskommunikation und -marketing sind immer wichtig werdende Bestandteile der Stiftungsarbeit.
Wie hilft ein CRM-System bei der Stiftungsverwaltung?
Es strukturiert alle Verwaltungsprozesse, erleichtert die Zusammenarbeit mit Gremien und ermöglicht die Verbindung zu Kommunikations-Tools wie einer Marketing-Automation-Lösung – für eine durchgängige Daten- und Prozesslogik.
Was ist unter Stiftungskommunikation zu verstehen?
Stiftungskommunikation umfasst alle Maßnahmen, mit denen Du intern (z. B. Richtung Gremien, Mitarbeitende) und extern (z. B. Förderer, Medien, Öffentlichkeit) kommunizierst – z. B. via Newsletter, Website, Mailings oder Events.
Warum sollte ich Kommunikationsprozesse automatisieren?
Automatisierung spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und sorgt dafür, dass Deine Zielgruppen genau die Informationen erhalten, die für sie relevant sind – im richtigen Moment, auf dem passenden Kanal.
Welche Kommunikationsformate lassen sich automatisieren?
Typische Beispiele: Willkommensstrecken für neue Förderer, Erinnerungsmails für Events, Projekt-Updates, Gremien-News, Feedback-Kampagnen, Bewerbungsstrecken und Ausschreibungsprozesse.
Ist eine automatisierte Stiftungskommunikation überhaupt DSGVO-konform?
Ja, sofern Du mit einer professionellen Lösung „Made in Germany“ arbeitest, die Double-Opt-in, Rollen- und Rechtemanagement sowie datenschutzkonforme Auswertungen bietet.
Wie personalisiere ich meine Stiftungskommunikation sinnvoll?
Segmentiere Deine Kontakte z. B. nach Funktion, Interesse oder Projekthistorie. Evalanche ermöglicht Dir, Inhalte dynamisch auszuspielen – für Gremien, Förderer, Ehrenamtliche oder Pressevertretern.
Was ist der Unterschied zwischen Stiftungskommunikation und Stiftungsmarketing?
Kommunikation umfasst alle Formen des Austauschs – Marketing zielt zusätzlich auf Außenwirkung, Imagepflege, Markenaufbau und Engagement-Förderung ab.
