Wenn Marketing über mehrere Länder, Marken oder Business Units hinweg organisiert ist, stellt sich eine zentrale Frage: Soll jede Einheit ihr eigenes System betreiben oder arbeiten alle in einer gemeinsamen Plattform? Die Antwort darauf entscheidet darüber, wie gut sich Marketing später steuern, ausrollen und skalieren lässt.
Mehrmandantenfähigkeit bietet hierfür einen Lösungsansatz. Doch wie funktioniert dieses Modell in der Praxis? Und worauf sollten Entscheider bei Governance, Rollouts und Transparenz achten?
Kurz gesagt: Mehrmandantenfähigkeit ermöglicht es, mehrere organisatorisch eigenständige Einheiten innerhalb einer gemeinsamen Marketing-Automation-Plattform abzubilden – mit zentralen Steuerungsmöglichkeiten und individuell geregelten Zugriffsrechten.
Mandantenfähigkeit ist ein Organisationsmodell, kein Feature
Wer Mandantenfähigkeit als Funktionsliste betrachtet, fragt nach Häkchen: Gibt es Rollen? Gibt es Templates? Entscheidend ist jedoch, ob das System die Organisationsstruktur eines Unternehmens abbilden und gemeinsame Standards über Länder, Marken und Business Units hinweg ermöglichen kann.
Ein Organisationsmodell beantwortet drei Fragen:
- Wer steuert was? Welche Ebene definiert Standards, welche setzt um?
- Wo verlaufen die Grenzen? Welche Daten, Inhalte und Einstellungen gehören zu welcher Einheit?
- Wie wächst das System? Was passiert, wenn ein neues Land, eine Marke oder eine Business Unit dazukommt?
Diese drei Fragen bilden die Grundlage, um die Anforderungen an ein mandantenfähiges System abzuleiten.
Warum Mandantenfähigkeit für Governance entscheidend ist
Governance scheitert selten an fehlenden Richtlinien. Sie muss auch im System umgesetzt und kontrolliert werden können. Mandantenfähigkeit schafft dafür die organisatorischen und technischen Voraussetzungen:
- Rollen- und Rechtekonzept: Benutzer erhalten gezielte Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. So sieht und bearbeitet jeder nur die Objekte, für die er berechtigt ist.
- Datentrennung: Adressbestände, Inhalte und Auswertungen lassen sich zwischen Units, Marken und Ländern getrennt verwalten.
- Sicherheitsrichtlinien: IP-Einschränkungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung können pro Organisation festlegen werden.
- Nachvollziehbarkeit: Änderungen und Freigaben sind dokumentiert. Das schafft Transparenz und unterstützt CISO- sowie Compliance-Verantwortliche bei der Kontrolle.
Was Mandantenfähigkeit für Rollouts bedeutet
Neue Marketingstrukturen müssen nicht jedes Mal von Grund auf aufgebaut werden. Stattdessen lassen sich bestehende Mandantenkonfigurationen als Grundlage für weitere Einheiten nutzen. Das reduziert den Einrichtungsaufwand und ermöglicht ein einheitliches Vorgehen:
- Vorlagenmandant einrichten: Ein Mandant wird mit Templates, Rollen und Einstellungen als Setup für neue Einheiten definiert.
- Mandant duplizieren: Der Ausgangsmandant wird mit allen oder ausgewählten Objekten kopiert. Dabei werden bestehende Abhängigkeiten aufgelöst und für den neuen Mandanten neu verknüpft.
- Lokal anpassen: Sprache, Inhalte und Zielgruppen werden auf die jeweiligen Marktanforderungen zugeschnitten.
- Live gehen: Die neue Einheit startet auf Basis einer vorhandenen Struktur statt alle Prozesse neu entwickeln zu müssen.
So lassen sich Rollouts effizienter umsetzen, ohne bei jeder Einführung dieselben Strukturen neu aufbauen zu müssen.
Was zentral bleibt und was lokal wird
Ein mandantenfähiges System ermöglicht es, zentrale Vorgaben mit individuellen Anpassungen der einzelnen Einheiten zu verbinden. So lassen sich gemeinsame Standards etablieren, ohne lokale Anforderungen einzuschränken. Das zeigt sich beispielsweise bei folgenden Objekten:
| Objekt | Zentral verwaltet | Lokal angepasst |
|---|---|---|
| E-Mailing-Vorlagen | Globale Master-Templates mit Markenvorgaben | Länderspezifische Inhalte und Sprache |
| Adressbestände | Zentrale Verwaltung der Profile | Lokale Segmentierung im Rahmen der jeweiligen Zugriffsrechte |
| Scoring | Globales Scoring-Modell für alle Mandanten | Anpassungen je Mandant oder Objekt, beispielsweise für unterschiedliche Länder oder Kampagnen |
| Content | Content Syndication zwischen Mandanten | Lokale Auswahl und Veröffentlichung |
| Systemoberfläche | Zentrale Vorgaben zu Corporate Design und Logo | Nutzer bekommen das für ihren Bereich passende Erscheinungsbild |
Warum Transparenz über Mandanten hinweg Entscheidungen verbessert
Für Entscheider ist wichtig, nicht nur die Leistung der Marketing Automation-Plattform zu erkennen, sondern auch, deren Nutzung und Kosten nachvollziehen zu können. Mehrmandantenfähigkeit kann helfen, diese Informationen für die einzelnen Einheiten transparent zu machen, sofern die Plattform entsprechende Auswertungen bereitstellt:
- Nutzerumfang: Anzahl der Profile, Mailings und genutzten Ressourcen pro Mandant
- Wirtschaftlichkeit: Kosten und Ressourceneinsatz je Business Unit gegenüberstellen.
- Performance: Vergleichbare KPI-Strukturen über Länder und Marken hinweg
Diese Transparenz schafft die Voraussetzung, um Investitionen in den einzelnen Einheiten zu bewerten. Einen ersten Überblick über Kosten und Potenzial bietet ein ROI-Rechner.
Die Anbindung an CRM und Systemlandschaft
Eine Marketing-Automation-Plattform muss sich in die bestehende IT- und CRM-Landschaft integrieren lassen. Für durchgängige Prozesse sind dabei vor allem drei Aspekte entscheidend:
- Schnittstellen: Eine API ermöglicht die automatisierte Verwaltung von Mailings, Profile und Statistiken. Die „Closed Loop API“ erlaubt die Steuerung aus externen Systemen.
- CRM-Anbindung: Adressdaten, Scoring-Werte, Permissions und Kampagnenergebnisse werden synchronisiert. Das CRM bleibt führend für Kunden- und Vertriebsdaten.
- Datenfluss: Synchronisationsintervalle, Datenzuordnung und Monitoring sollten bereits vor dem Rollout festgelegt werden.
Eine Übersicht zu den Schnittstellen von Evalanche findest Du unter Integrationen & Konnektoren.
Checkliste: Was Du von einem mandantenfähigen System erwarten solltest
Mit diesen Fragen kannst Du prüfen, ob eine Marketing-Automation-Plattform die organisatorischen und technischen Anforderungen Deines Unternehmens erfüllt:
- Lassen sich Organisationseinheiten getrennt verwalten und zugleich zentral steuern?
- Können Rollen und Rechte bis auf Objektebene vergeben werden?
- Gibt es Master-Templates, die lokal abgeleitet werden können?
- Lassen sich neue Mandanten mit allen oder ausgewählten Objekten duplizieren?
- Ist die Nutzung je Mandanten transparent auswertbar?
- Wie sind Datenhaltung, Hosting und Zugriffsschutz geregelt?
Fazit
Mehrmandantenfähigkeit sollte bei der Auswahl einer Marketing-Automation-Plattform nicht nur anhand einzelner Funktionen bewertet werden. Entscheidend ist, ob die Architektur des Systems zur Organisationsstruktur und zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Dazu gehören klare Verantwortlichkeiten, flexible Anpassungsmöglichkeiten und eine Integration in die bestehende Systemlandschaft.
Wer diese Anforderungen frühzeitig definiert, schafft eine fundierte Grundlage für die Auswahl und den langfristigen Einsatz einer mandantenfähigen Plattform.
Nächster Schritt: Vertiefe das Thema mit den passenden Unterlagen: Lade Dir den Executive-Leitfaden für C-Level-Marketer, das Strategie-Framework für Digital Transformation Manager oder die Compliance-Checkliste für CISO herunter.
Häufige Fragen zur Mehrmandantenfähigkeit
Worin unterscheidet sich Mehrmandantenfähigkeit von einer Multi-Instanz-Lösung?
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Bei mehreren getrennten Instanzen muss jede Einheit separat gepflegt, aktualisiert und ausgewertet werden. Eine mehrmandantenfähige Architektur führt diese Einheiten in einem System zusammen. Das erleichtert die zentrale Steuerung und den Vergleich von Interaktionsdaten.
Welche Vorteile bietet Mehrmandantenfähigkeit im Marketing?
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Sie ermöglicht es, zentrale Vorgaben mit lokalen Anpassungen zu verbinden. Gleichzeitig lassen sich Rollouts strukturierter umsetzen und Verantwortlichkeiten sowie Zugriffsrechte gezielt organisieren.
Wann ist eine mehrmandantenfähige Architektur sinnvoll?
+
Sie ist insbesondere dann sinnvoll, wenn mehrere Organisationseinheiten gemeinsame Standards nutzen sollen, aber gleichzeitig eigene Daten, Inhalte und Prozesse benötigen. Ob sich dieses Modell eignet, hängt von der Organisationsstruktur und den technischen Anforderungen ab.
Ist Mehrmandantenfähigkeit auch für den Mittelstand relevant?
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Ja, sobald mehrere Standorte, Marken oder Vertriebsgebiete mit einheitlichen Vorgaben arbeiten. Entscheidend ist weniger die Unternehmensgröße als die Komplexität der Organisation.
