E-Mail-Footer erstellen: So holst Du mehr aus der Fußzeile heraus

Jeder Online-Marketer nutzt ihn, doch kaum jemand beachtet ihn wirklich: den E-Mail-Footer von Mailings und Newslettern. Kein Wunder, denn schließlich beinhaltet der Textblock am unteren Ende eines Mailings oder Newsletters – neben Namen und Unternehmen des Absenders – meist nur notwendige Pflichtangaben. Dabei wird das wahre Potenzial des E-Mail-Footer verkannt. Schenke ihm deshalb die Aufmerksamkeit, die ihm gebührt.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein E-Mail-Footer?
• Warum ist der E-Mail-Footer wichtig?
• Welche Pflichtangaben muss der E-Mail-Footer enthalten?
• Abmeldelink in den E-Mail-Footer aufnehmen
• Wie Du den E-Mail-Footer als Werbemöglichkeit nutzen
• Die Formatierung: Darauf kommt es an!
• Fazit: Der E-Mail-Footer ist mehr als ein Anhängsel

Was ist ein E-Mail-Footer?

Der E-Mail-Footer, oftmals auch E-Mail-Signatur genannt, ist der letzte Absatz einer E-Mail, eines Mailings oder Newsletters. Wie der Name schon sagt, befindet er sich in der Fußzeile der Nachricht und ist also vom Hauptteil der E-Mail separiert. Zum einen enthält der Textblock Pflichtangaben, die für das Impressum der jeweiligen Organisation vorgeschrieben sind. Zum anderen bietet er jede Menge kreativen Spielraum, um über Bilder, Hyperlinks und Call-to-Actions (CTAs) Zusatzinformationen zu transportieren und so einen Mehrwert zu generieren.

Warum ist der E-Mail-Footer wichtig?

Zwar ist die Betreffzeile das eröffnende Element Deiner E-Mail. Doch richtig genutzt, ist auch ein E-Mail-Footer Gold wert, um beim Empfänger einen besonderen Eindruck zu hinterlassen. Daher ist es keinesfalls Zeitverschwendung, sich mit der Perfektionierung des E-Mail-Footer zu befassen. Dabei können sogar die Pflichtangaben – gut strukturiert und grafisch ansprechend gelayoutet – dazu beitragen, beim Empfänger zu punkten. Doch viel interessanter für das E-Mail-Marketing ist es, den E-Mail-Footer gekonnt als Werbemittel zu nutzen.

Du kannst beispielsweise

• spannende Informationen hervorheben,
• Produkte bewerben,
• Dein Unternehmen als Marke präsentieren, oder
• den persönlichen Kontakt anregen.

Fakt ist, dass nicht nur der erste Eindruck zählt, sondern auch der letzte Eindruck im Gedächtnis haften bleibt. Und das ist in diesem Fall der E-Mail-Footer. Umso besser, wenn er nicht nur zufriedene Kunden in ihrer Wahrnehmung bestätigt, sondern auch noch bei der Leadgenerierung hilft.

Welche Pflichtangaben muss der E-Mail-Footer enthalten?

In Deutschland gilt ein E-Mail-Newsletter als Telemedium und unterliegt deshalb der Impressumspflicht. Diese gilt auch für geschäftliche E-Mails ohne dass sie (regelmäßig) als Newsletter versandt werden. Zu beantworten ist also die Frage, welche Angaben das Impressum im E-Mail-Footer beinhalten muss. Hierfür gibt es keine allgemeine Antwort, denn die Vorschriften sind abhängig davon, welchen Beruf Du ausübst, welche Art von Unternehmen Du betreibst und welches Ziel Du mit dem Newsletter-Versand verfolgen.

Dementsprechend sollte das Impressum gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG) folgende Angaben beinhalten:

• Name der Person oder des Unternehmens
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• ggf. Rechtsform und Name/n des/der Vertretungsberechtigten
• ggf. Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde
• ggf. Name und Registernummer des Eintrags im Handels-, Vereins-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister
• ggf. Angaben zur Kammer, zur Berufsbezeichnung
• ggf. Link zu berufsrechtlichen Regelungen
• ggf. Umsatzsteuer- und Wirtschaftsidentifikationsnummer

Auf der sicheren Seite bist Du, wenn Du die Vorschriften für Dein Business direkt im Gesetz unter http://www.gesetze-im-internet.de/tmg/ nachliest oder Du Dir rechtliche Beratung holst.

Abmeldelink in den E-Mail-Footer aufnehmen

Nicht nur für das Impressum, sondern auch für die An- und Abmeldung von E-Mail-Newslettern gibt es strenge Gesetzesvorgaben. Während Du laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei der Anmeldung von Empfängern für Deinen Newsletter nicht mehr um das Double Opt in Verfahren herumkommst, musst Du auch eine deutlich sichtbare Möglichkeit zur Abmeldung vorsehen. Nimm deshalb auf jeden Fall einen Abmeldelink in Deinen E-Mail-Footer auf. Und wenn der (ehemalige) Abonnent den Abmeldeprozess als einfach und positiv erfährt, überlegt er es sich vielleicht sogar nochmal anders bzw. ist später eher bereit, Deinen Newsletter erneut zu abonnieren. Achte deshalb darauf, den Vorgang so kundenfreundlich wie möglich zu gestalten und verwende keine Noreply-Adressen.

8 Tipps, wie Du den E-Mail-Footer als Werbemöglichkeit nutzen

Der E-Mail-Footer kann deutlich mehr sein als ein langweiliger Textblock, der nur Pflichtangaben enthält. Nutze gekonnt sein Marketingpotenzial, indem Du wirkungsvolle Elemente einbindest, die Du ganz nach Lust und Laune kombinieren kannst – selbstverständlich ohne den E-Mail-Footer zu überfrachten. Dabei solltest Du auf eine klare, übersichtliche Struktur achten. Und nicht nur beim Text, sondern auch beim Design gilt das KISS-Prinzip: Keep it short and simple! Nachfolgend findest Du nützliche Tipps, wie Du Deinen E-Mail-Footer deutlich aufwerten kannst:

1. Markenidentität und Social Proof transportieren
   Stelle Deine Marke kurz in Bullet Points dar und transportiere – falls es zu Deiner Organisation passt – den Social Proof anhand einer Aussage wie „Deutschlands größter Anbieter von…“ oder mit einer offiziellen Auszeichnung wie „Great Place to Work“ oder durch die grafische Darstellung von Bewertungssternchen von Google, Kununu oder anderen Bewertungsportalen.

2. Umfassenden und nahbaren Service zusichern
   Gebe eine Hotline und Service-E-Mail-Adresse an – inklusive der Erreichbarkeiten oder Öffnungszeiten – und signalisiere Offenheit und Servicebereitschaft.

3. Ins Adressbuch aufnehmen lassen
   Bitte den Empfänger darum, die Absenderadresse Deines Newsletters dem Adressbuch oder der Liste der sicheren Empfänger hinzuzufügen. So erreichest Du zwei Ziele: Dein Newsletter landet sicher nicht im Spam-Ordner und der Empfänger fühlt sich mehr an den Newsletter gebunden.

4. Zusatzleistungen wie unternehmenseigene Anwendungen bewerben
   Du hast eine unternehmenseigene App oder eine andere digitale Anwendung? Dann eignet sich der E-Mail-Footer perfekt, diese zu bewerben und Deine Kunden darüber zu informieren, wo sie sich diese herunterladen können oder wo sie auffindbar ist – am besten mit direktem Link.

5. Zum Networking einladen
   Die Buttons zu LinkedIn, Instagram & Co. sind fast schon ein alter Hut, doch nicht so im E-Mail-Footer. Nutze auch die Fußzeile Deiner E-Mail dafür, dem Kunden die Möglichkeit zu bieten, sich mit Dir zu vernetzen.

6. Call-to-Actions (CTAs) einbauen
   CTAs sind Handlungsaufforderungen, die Du mit so gut wie allen Elementen kombinieren kannst. Ein „Entdecke unsere App“ oder „Folge uns auf LinkedIn“ wirkt stärker, als nur die Buttons für die eigene App oder die Social Media Kanäle aufzunehmen. Natürlich gehören CTAs nicht nur in den E-Mail-Footer, sondern vor allem auch in den Hauptteil Deines Newsletters.

7. Um Weiterempfehlung bitten
   Sicherlich kennen Deine Empfänger Freunde, Bekannte oder Geschäftspartner, die sich für dieselben Themen interessieren. Warum sie dann nicht um eine Weiterempfehlung Deines Newsletters bitten? Empfehlungsmarketing wirkt sehr stark und ist in Bezug auf Ihren Newsletter ein Marketingtool, das Dich im besten Fall dabei unterstützt, neue Leads zu generieren. Biete den Link zur Anmeldeseite gleich mit an.

8. Feedback einholen
   Das beste Mittel, Deinen Newsletter noch passgenauer für Deine Zielgruppen zu gestalten, ist das Feedback Deiner Empfänger. Frage deshalb aktiv danach und beziehe es dann auch ehrlich in Deine Arbeitsweise ein.

Die Formatierung: Darauf kommt es an!

Was nützt der beste E-Mail-Footer, wenn er verzerrt, zu groß, zu klein oder schlecht lesbar beim Empfänger ankommt? Das kann passieren, wenn Du Fehler bei der Formatierung begehen. Damit nicht nur der Hauptteil Deines Newsletters, sondern auch der E-Mail-Footer seine Ziele nicht verfehlt, solltest Du vor allem diese Punkte beachten:

Mithilfe einer professionellen E-Mail-Marketing-Lösung lässt sich der E-Mail-Footer einfach konfigurieren und entweder ein- oder zweispaltig anlegen. Via Container lässt sich steuern, welche Elemente im Newsletter auf welche Weise – das heißt, mit welchen Farben, Schriften oder Grafiken an welcher Stelle – dargestellt werden sollen. So gilt die Konfiguration des E-Mail-Footers für jedes weitere Mailing. Individuelle Anpassungen für einzelne Aussendungen – etwa zu einem bestimmten Anlass – sollten ganz bequem im Template des Mailings oder Newsletters möglich sein, dann aber nur für diese eine Ausgabe gelten.

Fazit: Der E-Mail-Footer ist mehr als ein Anhängsel

Egal welche Art von E-Mail-Kampagne Du umsetzt, der E-Mail-Footer kann sehr viel mehr bewirken, als man zunächst denkt. Marketer sollten ihn deshalb nicht buchstäblich als Anhängsel behandeln, sondern ihm dieselbe Aufmerksamkeit widmen wie anderen Elementen. Natürlich muss er die Pflichtangaben enthalten, doch der E-Mail-Footer ist auch ein leistungsstarkes Marketinginstrument. Damit er seine volle Wirkung entfalten kann, musst Du nur ein bisschen Kreativität walten lassen und ein paar simple Regeln befolgen. Und wenn Du das tust, dann wird selbst der unterste Teil Deiner E-Mail dabei unterstützen, ganz nach oben zu gelangen und Deine Marketingziele zu erreichen: Der E-Mail-Footer wird Deine Marke stärken, durch Links Traffic auf den von Dir gewünschten Kanälen erzeugen, Kunden binden und idealerweise neue Leads generieren.