Von der Handarbeit zur Automation: Wie der IT-Security-Spezialist NCP mit Evalanche seine Prozesse neu aufsetzt

Die Ausgangssituation

Veraltete Prozesse, wachsender Aufwand

Opt-out per Mausklick – aber Austragen aus dem Verteiler per Hand. So lief die Newsletter-Abmeldung bei NCP lange Zeit in der Praxis ab. Doch was anfänglich gut funktionierte, wurde zunehmend zum Ressourcenfresser. Ohne ein professionelles Marketing-Automation-Tool waren weder eine automatisierte Newsletter-An- und -Abmeldung noch sinnvolle Kampagnen zur Lead-Generierung und zum Lead-Nurturing möglich, ebenso wenig der Einsatz von Lead-Scoring. Obendrein wurde beim Nürnberger Unternehmen der Wunsch nach mehr technischen und gestalterischen Spielräumen sowie besseren Auswertungen und Reportings immer lauter. Auch weil es bisher schwer einzuschätzen war, wie gut der Marketing- Content bei NCP tatsächlich funktionierte. Ende 2023 stand fest: Eine skalierbare Marketing-Automation-Software war unausweichlich.

Die Anforderungen

Sitz in Deutschland, keine Blacklist-Einträge

Grundvoraussetzung Nummer eins für das neue Tool war eine besonders hohe Datenschutzkonformität. Weil Bundesbehörden ebenso zu den NCP-Kunden zählen wie Unternehmen aus den Bereichen Verteidigungswesen, Geheimschutz, IT und Cybersecurity, war von Anfang klar: Der Anbieter der Marketing-Automation-Lösung musste seinen Sitz in Deutschland haben und auch seine Server hier hosten. Auch durfte er keinesfalls auf einer Datenschutz-Blacklist stehen. Da das neue Tool aber nicht nur in der DACH-Region, sondern auch in den Americas (USA und Kanada) und in EMEA/APAC zum Einsatz kommen sollte, musste es die Pflege dreier unterschiedlicher Datenbanken (Mandanten) ermöglichen – abgestimmt auf die entsprechenden regionalen Datenschutzanforderungen und mit strikt getrenntem Zugriff für die Mitarbeitenden aus den jeweiligen Regionen.

Hochpersonalisierte Kommunikation

Zudem lag bei der Wahl des Tools großes Augenmerk auf den passenden E-Mail- und Kampagnenfunktionen: automatisiertes An- und Abmelden der Newsletter-Abonnenten, eine saubere Dokumentation sowie die Möglichkeit, die Datenbank nach immer wieder neuen Merkmalen zu segmentieren, um eine hochpersonalisierte Kommunikation zu ermöglichen. Bei der Recherche stieß NCP auf Evalanche. Da bereits die Demoversion zeigte, dass Evalanche die erforderliche Funktionalität mit sich bringt und auch in puncto DSGVO hervorragend aufgestellt ist, war das Team sofort überzeugt. Als auch noch die Referenzen passten, war die Entscheidung gefallen.

Die Umsetzung

Interaktiver Workshop

Den Projektauftakt bildete ein interaktiver Workshop mit allen Mitarbeitenden aus dem Vertrieb und Marketing von NCP, den SC Networks mit wertvollem Input zur Projektplanung unterstützte. Zwei Tage lang arbeiteten die beiden NCP-Abteilungen gemeinsam an der Entwicklung von Buyer Personas, der Definition und dem Mapping der Customer Journey sowie an Kampagnenstrukturen. Ziel des Projekts war es, das Vertriebsteam frühzeitig einzubinden, um Transparenz über die geplanten Marketing-Maßnahmen zu schaffen und Erkenntnisse aus der Sales- Praxis in die Kampagnen- und Persona-Entwicklung einfließen zu lassen.
Zudem stärkte der Workshop das Vertrauen zwischen den beiden Teams und zeigte Potenziale für Referenzkunden und Success Storys auf. Trotz anfänglicher Skepsis im Vertrieb fiel das Feedback durchweg positiv aus: Die neue Herangehensweise, hieß es, verändere die Zusammenarbeit grundlegend. Sales ist nun deutlich besser über Marketingaktivitäten informiert und in deren Bewertung eingebunden.

Projektstart in Stufen

Die eigentliche Einführung der neuen Marketing-Automation-Lösung erfolgte in mehreren Stufen. Zunächst implementierte NCP das automatisierte Evalanche-E-Mail-Marketing und entwickelte dabei auf Basis vorgefertigter Templates Vorlagen für Produkt-Newsletter und interne Personal-News. Nach einem halben Jahr war es dann geschafft und das alte, nicht automationsfähige Tool war vollständig abgelöst. Als größte Herausforderung erwies sich dabei die Integration der unterschiedlichen E-Mail-Footer für die drei Regionen. Umso wichtiger war die enge Begleitung durch die Projektleitung bei SC Networks, die das NCP-Team mit enormem Engagement unterstützte und maßgeblich zum Projekterfolg beitrug.

Anschließend startete NCP die ersten Marketingmaßnahmen in den USA. Da Double-Opt-in auf dem dortigen Markt nicht üblich ist, ließ sich eine Lead-Generierungskampagne schnell und unkompliziert aufsetzen. Die aktuell dritte Stufe bildet eine deutlich umfangreichere Kampagne zur Lead- Generierung in DACH – das bislang größte Projekt mit Evalanche, das seit September 2025 stabil läuft.

Enge Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor

SC Networks begleitete das Projekt sehr eng und überzeugte vor allem durch hohe fachliche Kompetenz und ein tiefes Verständnis für die Anforderungen von NCP. Die Projektleitung arbeitete sich intensiv in die Materie ein und trieb das Projekt gezielt
voran. „Die Termine machten richtig Spaß“, betont die NCP-Marketing-Chefin Tina Kaiser. SC Networks habe entscheidend dazu beigetragen, schnell Lösungen zu finden und Ideen zügig umzusetzen. „Ganz abgesehen davon war die Zusammenarbeit auch aus menschlicher Sicht extrem angenehm“, hebt Tina Kaiser hervor. „In meiner Laufbahn habe ich bereits einige Software-Einführungen mitgemacht. Doch so zufrieden war ich mit einer Projektbegleitung noch nie.“

Die Vorteile

Weniger Aufwand, mehr Wirkung

Für NCP bedeutet der Einsatz von Evalanche vor allem eines: mehr Effizienz und erheblich klarere Prozesse. Marketingmaßnahmen lassen sich schneller umsetzen, einfacher anpassen und mehrfach verwenden – auch über Ländergrenzen hinweg und somit in allen drei Regionen. Gleichzeitig sorgt das Tool für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der gesamten Customer Journey. Davon profitieren insbesondere Marketing und Vertrieb, die Maßnahmen besser auswerten und steuern können. Kunden und Partner wiederum erhalten klare, benutzerfreundliche und DSGVO-konforme Kommunikationsprozesse sowie ansprechendere Newsletter. Entsprechend positiv fällt das Fazit bei NCP aus: Diese Tools seien „ein absoluter Gewinn“.

Zahlen statt Zufall

Das Marketing bei NCP arbeitet heute datenbasiert statt nach dem Gießkannenprinzip. Erstmals stehen belastbare Kennzahlen zur Verfügung, die das Nutzerverhalten an mehreren Touchpoints sichtbar machen und fundierte Auswertungen ermöglichen. Auch A/B-Tests lassen sich nun problemlos durchführen. Der Vertrieb erhält konkrete Einblicke in Lead-Generierungsmaßnahmen und kann diese gezielt nutzen, vor allem im Neukundengeschäft. Zwar befindet sich die systematische Auswertung – insbesondere seit dem Start der DACH- Kampagne im September 2025 – noch im Aufbau, doch schon jetzt zeigt sich klar der Mehrwert: Es gibt bessere Entscheidungsgrundlagen und eine merklich präzisere Ansprache.

Das Fazit

Auf dem Weg zur datengetriebenen Customer Journey

NCP hat mit der Einführung von Evalanche einen entscheidenden Schritt in Richtung datengetriebenes Marketing gemacht. Erste Ziele sind schon erreicht: Automatisierte Kampagnen, strukturierte Lead-Prozesse und fundierte Auswertungen bilden heute die Basis für eine bereits deutlich transparentere und effizientere Marketingarbeit. Gleichzeitig setzt das Unternehmen seinen Transformationsprozess weiter fort. Als nächste Projekte sind der Ausbau von Leadmanagement und -Scoring sowie die nahtlose Verzahnung von Marketing- und Sales-Daten angedacht. Ziel ist es, die Customer Journey vollständig abzubilden und Leads systematisch zu entwickeln, vom ersten Marketingkontakt bis zum qualifizierten Sales-Lead. Schon jetzt zeigt sich, dass Marketing Automation nicht nur einzelne Maßnahmen verändert, sondern die gesamte Arbeitsweise bei NCP: hin zu mehr Klarheit, besseren Entscheidungen und nachhaltigem Wachstum.