Newsletter-Impressum: Pflichtangaben beachten

Newsletter-Impressum: Was es ist und warum es Pflicht ist

Beim Impressum im Newsletter handelt es sich um einen verpflichtenden Informationsblock, der den Absender eindeutig identifizierbar macht – vergleichbar mit dem Impressum auf einer Website. Grundlage ist das Digitale-Dienste-Gesetz (DDG), das die frühere Regelung für Telemedien (TMG) ersetzt hat. Da jede geschäftsmäßige E-Mail als elektronischer Dienst gilt, greift die Impressumspflicht auch für Newsletter. Absender müssen daher die wichtigsten Pflichtangaben im Newsletter offenlegen – selbst dann, wenn der Versand nur indirekt auf Produkte oder Dienstleistungen hinweist.

Welche Rechtsgrundlage gilt für das Newsletter-Impressum?

5 Abs. 1 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG) schreibt vor, dass Anbieter von geschäftsmäßigen, in der Regel gegen Entgelt angebotenen Telemedien bestimmte Informationen liefern müssen. Wer lediglich zu privaten Zwecken Newsletter versendet oder Websites betreibt, gehört nicht dazu. „Geschäftsmäßig“ ist ein Telemedium dann, wenn es zumindest mittelbar dazu dient, Umsatz zu erzielen. Ob das tatsächlich passiert, ist ohne Belang. Es muss zum Beispiel über einen Newsletter nicht direkt etwas verkauft werden, damit er geschäftsmäßig ist. Es reicht aus, dass er Inhalte bereithält, die am Ende das eigene Geschäft fördern sollen – auch wenn diese nur dazu dienen, die Bekanntheit einer Marke zu steigern oder die Kundenbindung zu stärken. Verschickt ein Freiberufler einen geschäftlichen Newsletter, ist das also keine private, sondern eine geschäftsmäßige Handlung.

Kurz und knapp: Für wen gilt die Impressumspflicht bei Newslettern?

Im Kern greift die Impressumspflicht immer dann, wenn ein Newsletter im Rahmen einer beruflichen oder organisatorischen Tätigkeit versendet wird – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Private Mitteilungen sind die einzige Ausnahme.

Was ist eigentlich ein Impressum?

Ein Impressum ist eine gesetzlich vorgeschriebene Anbieterkennzeichnung. Es muss auf Websites, in Büchern und anderen Veröffentlichungen stehen und macht transparent, wer für die Inhalte verantwortlich ist. Damit schützt es Nutzer, weil es die Identität des Betreibers sowie Kontaktdaten wie Name, Anschrift und E-Mail-Adresse nennt, sodass man ihn bei Bedarf direkt erreichen kann. Im Alltagsgebrauch spricht man von „Webimpressum“ im Kontext jener Informationen, die gemäß DDG auf der Website anzugeben sind. Der Begriff Impressum stammt aus dem Druckwesen und geht zurück auf das lateinische imprimere (hinein-, aufdrücken). Zeitungen und Zeitschriften benötigen seit Jahrhunderten ein Impressum, das die Verantwortlichen nennt. Das DDG spricht nicht ausdrücklich von Websites oder Newslettern, sondern nur allgemein von „digitalen Diensten“. Aus den Formulierungen wird aber deutlich, dass sowohl Websites als auch geschäftliche E-Mails ein Impressum haben müssen.

Beispiel Newsletter-Impressum

Bei der Integration des Newsletter-Impressums kannst Du wählen, ob Du

das Impressum direkt in Deine E-Mail einbindest, oder ob Du
im Newsletter nur Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer angibst, und für alle weiteren Informationen auf das vollständige Impressum Deiner Website verlinkst.

Du gehst jedoch auf Nummer sicher, wenn Du das Impressum direkt in den Newsletter einbindest, üblicherweise einfach zugänglich im Footer beziehungsweise am Ende der E-Mail. Ein professionelles E-Mail-Marketing-Tool unterstützt Dich bei der Umsetzung der Impressumspflicht in Deinem Newsletter.

Darauf solltest Du beim Newsletter-Impressum achten:

Verwende die Überschrift „Impressum“ oder einen Begriff, der ebenso verständlich ist.
Achte darauf, dass Schriftart, Farbe und Größe deutlich und gut lesbar sind. Das fördert auch die digitale Barrierefreiheit im Allgemeinen.
Binde das Impressum als echten Text ein, nicht als Bild oder Skript. So kann der Empfänger den Text direkt herauskopieren.

Praxistipp: Ein vollständiges Newsletter-Impressum schützt auch Deine Zustellrate!

Ein korrekt eingebundenes Impressum sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch dafür, dass Deine Mails beim Adressaten ankommen. Denn E-Mail-Filter können verlinkte Impressumsangaben schlechter auslesen – dadurch steigt das Risiko, dass Dein Newsletter im Werbe- oder Spamordner landet. Um zu vermeiden, dass Deine Nachrichten als Spam markiert werden, solltest Du also die wichtigsten Angaben direkt in der E-Mail hinterlegen, damit sie für Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar sind.

Checkliste: Diese Informationen gehören ins Newsletter-Impressum

Was gehört ins Newsletter-Impressum – jetzt im Detail? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, d. h. es gibt auch keinen allgemein gültigen Mustertext für das Newsletter Impressum. Welche Informationen zu veröffentlichen sind, hängt davon ab, welchen Beruf Du ausübst, welche Art von Unternehmen Du betreibst und welches Ziel Du mit dem Newsletter-Versand verfolgst.

Dementsprechend sollte das Impressum gemäß § 5 DDG folgende Angaben beinhalten:

Name bzw. Firma & ladungsfähige Anschrift des Betreibers: Ein Postfach genügt nicht!
Bei juristischen Personen ist außerdem deren Rechtsform und Name/n des/der Vertretungsberechtigten anzugeben und ggf. sind auch Angaben zum Stamm- oder Grundkapital relevant.
E-Mail-Adresse: ((Erklärung))
Angaben zur zuständigen Aufsichtsbehörde, wenn Deine Tätigkeit zulassungspflichtig ist: (etwa bei Gastronomiebetrieben, Maklern, Banken, Bauträgern, Anwälten, Ärzten und Fahrschulen)
Handelsregister, Vereinsregister, Partnerschaftsregister bzw. Genossenschaftsregister, in das die Betreiber eingetragen sind, sowie die Registernummer – sofern zutreffend
Bei Handwerkern, Rechtsanwälten, Steuerberatern, Architekten und Ärzten etc. Angaben über
- die Kammer, der Du angehörst,
- die gesetzliche Berufsbezeichnung und den Staat, in dem Du diese erworben hast,
- die Bezeichnung der berufsrechtlichen Regelungen und einen Hinweis auf deren Zugänglichkeit (Link zu den Regelungen, z. B. bei der Handwerkskammer)
Umsatzsteueridentifikationsnummer (sofern vorhanden)
Wirtschafts-Identifikationsnummer (sofern vorhanden)

Die Impressumspflicht gilt auch für Geschäftsbriefe, zu denen E-Mails zählen.

Gemäß § 35a GmbHG (Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung), § 80 Abs. 1 AktG (Aktiengesetz) sowie § 37a HGB (Handelsgesetzbuch) müssen Briefe jeglicher Form an einen bestimmten Empfänger – abhängig von der jeweiligen Rechtsform – folgende Angaben beinhalten:

Sitz der Gesellschaft
Vor- und Nachnamen von Geschäftsführern, Aufsichtsratsvorsitzenden und Vorständen
Registergericht und Handelsregisternummer

Die Newsletter-Impressumspflicht solltest Du nicht auf die leichte Schulter nehmen. Verstöße gegen die Auflagen des DDG können gemäß § 36 DDG mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Im Falle eines fehlenden oder unvollständigen Impressums droht jederzeit die Gefahr einer Abmahnung durch Mitbewerber.

Das Digitale-Dienste-Gesetz im Wortlaut findest Du hier: https://www.gesetze-im-internet.de/ddg/__5.html

Häufig gestellte Fragen über das Newsletter-Impressum

Braucht ein Newsletter wirklich ein Impressum?

Ja. Sobald ein Newsletter in einem beruflichen oder geschäftlichen Umfeld verschickt wird, gilt er als geschäftsmäßige E-Mail – und damit als „digitaler Dienst“ im Sinne des DDG. In diesem Fall ist ein Impressum verpflichtend. Nur rein private Nachrichten sind ausgenommen.

Welche Pflichtangaben gehören in ein Newsletter-Impressum?

Welche Angaben erforderlich sind, hängt von Deiner Rechtsform und Tätigkeit ab. Typisch sind:

vollständiger Name bzw. Firmenname,
vollständige Geschäftsadresse (ladungsfähige Anschrift, kein Postfach),
E-Mail-Adresse,
Angaben zu Registereintragungen (Handels-, Vereins-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister),
Angaben zu Vertretungsberechtigten,
Aufsichtsbehörden (falls zutreffend),
Kammern, denen Du angehörst, sowie – sofern vorhanden –
Steuer- oder Wirtschafts-Identifikationsnummern.

Die wichtigsten Pflichtangaben sollten direkt in der E-Mail stehen.

Wo muss das Impressum im Newsletter stehen?

Das Impressum muss „leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar“ sein. Am besten platzierst Du es im Footer des Newsletters als klar gekennzeichneten Textblock. Ein Link auf das Website-Impressum kann ergänzend hilfreich sein.

Reicht ein Link auf das Website-Impressum aus?

Ein reiner Link kann ausreichen, wenn er klar als „Impressum“ gekennzeichnet und sofort erreichbar ist. Allerdings ist es für Newsletter sinnvoll, die wichtigsten Pflichtangaben direkt in die E-Mail zu setzen. So bleiben sie auch dann sichtbar, wenn Links blockiert werden – und E-Mail-Filter können die Absenderinformationen besser erkennen.

Was passiert, wenn ein Newsletter kein Impressum hat?

Fehlt das Impressum oder ist es unvollständig, drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro sowie Abmahnungen.

Checkliste für das Impressum im Newsletter